Geoptimaliseerd werken dankzij digitale synergie
Sunshade Experts stapt over op een nieuw automatiseringssysteem
Het is inmiddels algemeen bekend dat Sunshade Experts onderdeel uitmaakt van Hunter Douglas. Om geoptimaliseerd te kunnen werken, implementeert Hunter Douglas bij haar dochterondernemingen identieke software. Ook Sunshade Experts werkt op dit moment aan de overstap naar deze nieuwe automatisering. Pieter de Wildt praat ons bij over de voordelen die dat zal opleveren, niet alleen inter company, maar ook als het om de communicatie met de klanten gaat.
Digitalisering van offerte tot factuur
“We nemen langzaam afscheid van ons oude systeem”, opent Pieter het gesprek. “In fases stappen we over op het uniforme systeem van Hunter Douglas. Alles wordt vernieuwd, van offerte tot factuur. Het doel is om een gelijkschakeling te krijgen in automatisering tussen de Hunter Douglas bedrijven onderling en met de nieuwe software zijn we straks in staat om onze klanten nog beter helpen.” De Hunter Douglas bedrijven die met het nieuwe systeem werken, zijn onderling direct met elkaar verbonden. “Bestellingen van zusterbedrijven worden rechtstreek het systeem ‘ingeschoten’. Dat scheelt een boel kantoorwerk en papier. Op kantoor en in de fabriek zie je bij ons overal nieuwe monitoren en scanners staan, die straks geactiveerd gaan worden. Tot die tijd werken we nog met ons oude systeem, waar nog veel papier bij komt kijken. Bij wijze van test is onze rolluiken afdeling al overgestapt op het nieuwe systeem.”
Papierloos werken en Dealer Connect
Sunshade Experts werkt met de nieuwe automatisering toe naar papierloos werken. “Dat is niet alleen duurzamer, maar door alleen nog digitaal te werken, maakt iedereen gebruik van een zogenaamde ‘single point of truth’. Informatie die opgevraagd of doorgestuurd wordt is altijd actueel, er kunnen geen achterhaalde documenten gedeeld worden en zo voorkom je fouten in de productie.” Ook Sunshade Experts gaat werken met Dealer Connect van Hunter Douglas. Wat houdt dat in? Pieter: “Onze dealers kunnen straks inloggen op Dealer Connect, een portaal waarin zij direct bestellingen kunnen invoeren. Deze werkwijze haalt een aantal schijven uit het orderinvoerproces, waardoor er minder kans op fouten bestaat. De dealer volgt de online procedure, die weinig ruimte laat voor het maken van fouten. Is de order eenmaal ingevoerd, dan volgt er een digitale bevestiging van de opdracht. Is de order eenmaal in productie, dan kan de dealer inloggen en de status van zijn bestelling checken.”
Om het gebruik van Dealer Connect laagdrempelig te houden, zal Sunshade Experts de software alleen voor standaard orders gebruiken. “Uiteindelijk is het de bedoeling dat 80 tot 90% van de bestellingen straks via Dealer Connect gaan plaatsvinden. Dat kan alleen als we optimale aandacht besteden aan de gebruiksvriendelijkheid van het systeem.”
Bij wijze van test is onze rolluiken afdeling al overgestapt op het nieuwe systeem.
‘Begin 2025 start Sunshade Experts met klantentrainingen via Microsoft Teams om dealers te leren hoe ze met Dealer Connect moeten werken’
Rechtstreeks koppelen met de klant
Grotere dealers met een eigen ordersysteem krijgen later de mogelijkheid om rechtstreeks te koppelen met de Hunter Douglas software. “Er loopt nu al een pilot om daarop voor te sorteren”, licht Pieter toe. “De eerste resultaten zijn veelbelovend en in principe werkt het nu al naar tevredenheid.” De ERP-software bij Sunshade Experts zit nu nog gekoppeld aan PLATO. “We zullen in een later stadium SAP-software aanhaken aan ons ERP-systeem, ten behoeve van het magazijn en onze financiële afdeling. Onze productie maakt gebruik van PQS software, alle benodigde informatie komt daarmee digitaal binnen bij de verschillende productiestations.”
In fases wordt overgestapt op het uniforme systeem van Hunter Douglas.
Er wordt nu nog gewerkt volgens het oude systeem, straks zal order communicatie digitaal verlopen.
Een oneindig proces van optimaliseren
Pieter merkt op dat je eigenlijk nooit klaar bent met optimaliseren binnen een bedrijf, ook als het om de software gaat. “Je moet toch mee met de markt en processen zijn nu eenmaal aan verandering onderhevig. De nieuwe software komt ook als geroepen. Tien jaar geleden waren we een klein familiebedrijf. We zijn in de loop der jaren fors gegroeid. Deze implementatie heeft een groot effect op onze werkwijze, we kunnen nu alles inrichten op de bedrijfsomvang die we nu hebben. In totaal werken we straks geoptimaliseerder, mede doordat alles keurig wordt gevisualiseerd. Dat geeft meer overzicht, rust en minder onaangename verrassingen.”
Dealers worden niet in het diepe gegooid
Begin 2025 start Sunshade Experts met klantentrainingen via Microsoft Teams om dealers te leren hoe ze met Dealer Connect moeten werken. “We zorgen voor goede handleidingen en instructievideo’s en uiteraard staan onze mensen klaar om de nodige ondersteuning na die tijd te bieden. We zijn ervan overtuigd dat als onze klanten eenmaal gewend zijn aan de nieuwe werkwijze, ze niet anders meer willen. Ook aan hun kant gaat het namelijk werk en papier besparen”, zegt Pieter tot besluit.
Meer artikelen
ZONWERING MAGAZINE is een uitgave van:
Contact
Draeckensteijn Media
Stekkenberg 11
6561 XE Groesbeek
T: +31 6 11704420
E: info@draeckensteijnmedia.nl