Hoe Raamdecoratie.com haar klantafspraken automatiseert

Dé slimme planningstool voor afspraken bij klanten
Elke zonweringprofessional heeft te maken met de factor ‘planning’ binnen het bedrijfsproces. Het maakt niet uit of je producten vanuit een fysieke winkel verkoopt, of vanuit een webwinkel met inmeet- en montageservice. De consument zal op bepaalde momenten thuis moeten zijn. Pakketten dienen ontvangen te worden, de inmeter moet aan de slag kunnen en de montage moet verricht worden. Waar dat vroeger gepaard ging met een handmatige planning, vaak met een papierstroom tot gevolg, daar neemt Bessy het werk nu uit handen. Werken met deze software betekent voor de zakelijke gebruikers vooral gemak, rust, overzicht en verhoogt de nauwkeurigheid. En de consument die via het klantenportaal online een eigen inmeet- of montageafspraak kan maken? Die krijgt een sublieme gebruikerservaring, overigens volledig in de eigen huisstijl van Raamdecoratie.com.

Krachtige integratie
Bessy maakt als intelligente planningstool dus echt het verschil en integreert naadloos in het bedrijfsproces. Raamdecoratie.com uit Enter is een van grootste online retailers in Nederland op het gebied van raamdecoratie en gordijnen. De grote hoeveelheid orders bracht vroeger een zeer arbeidsintensieve planning met zich mee, inclusief de daarbij horende papierstroom. Sinds het bedrijf drie jaar geleden Bessy heeft geïntegreerd in het productieproces, wordt er efficiënter gewerkt. “Klanten die een bestelling plaatsen op onze website zijn de eersten die met de planningstool in aanraking komen”, legt Andrea de Blok uit. Zij is planner bij Raamdecoratie.com en werkt vanuit kantoor met Bessy. “De software geeft de consument online een drietal data als optie voor het inmeten (of in een later stadium monteren) van de producten. Kan de consument daar geen keuze uit maken, dan worden er nog eens drie opties gegeven. Kan daar ook niet uit gekozen worden, dan zie ik in mijn systeem dat er contact opgenomen moet worden voor het handmatig inplannen van een datum. Dat komt echter zelden voor.” Bij het voorstellen van data voor inmeten of monteren wordt Planbot AI gebruikt, een onderdeel van Bessy. Deze houdt onder andere rekening met de vertreklocatie van de inmeter of monteur en andere afspraken die op die dagen gepland staan. Het aantal producten dat ingemeten of gemonteerd moet worden, is gekoppeld aan de tijd die daarvoor staat. Ook de reistijd van klant naar klant wordt door Planbot AI meegenomen in de planning, er wordt dus voor de inmeter of monteur een hele efficiënte route gegenereerd.

Alle gegevens overzichtelijk bij de hand
In Otterlo legt Peter uit dat hij zelf de order heeft ingemeten die hij die dag monteert. “We proberen het inmeten en monteren zoveel mogelijk door dezelfde persoon te laten doen. Dat is prettig, omdat de situatie dan bekend is. Vanaf twee weken voor de gekozen datum komt bij ons het betreffende adres al in beeld. Op de dag zelf navigeren we via de Bessy app naar de klant, waarbij we kunnen kiezen uit Google Maps, Apple Maps of Waze. Is het nodig dat we de klant tussendoor moeten bellen, dan hoef ik niet te zoeken naar het nummer van de klant, dit staat ook in de app. Dat werkt wel zo veilig. Bij de klanten melden we in Bessy dat we aan de slag gaan en is het werk klaar, dan melden we dat ook in Bessy. Op kantoor kan men in real time zien dat we klaar zijn.”

Fleur Schimmel is een vaste klant bij Raamdecoratie.com. Ze is zeer te spreken over de klantvriendelijke werkwijze: “Leuk om te horen dat er speciale software achter het systeem zit waarin ik afspraken kan maken”, zegt zij. “Het fijne van Raamdecoratie.com is dat ik er heel persoonlijk en vlot geholpen wordt. Met onze drukke agenda’s thuis is het heel prettig om zo snel en efficiënt zelf een afspraak voor inmeten en monteren te kunnen maken. Dat gebruiksgemak zie ik ook echt als een stuk klantvriendelijkheid.” Peter werkt onderweg met een tablet waarop de order van de klant ingevoerd kan worden en met Bessy voor de planning en route. “Het mooie is dat ik de betreffende order ook in de Bessy app kan raadplegen. De pdf van de bestelling zit namelijk gekoppeld in de app en is elk moment oproepbaar.”